Pour de belles Assemblées générales virtuelles

Retours sur l’AG connectée 2020 de Mobicoop

Bastien Sibille, Président de Mobicoop

Dans un contexte pandémique singulier, Mobicoop a proposé, en juin 2020, une Assemblée générale complètement virtuelle à ses 1061 sociétaires. Celle-ci a été, à plusieurs égards, une réussite et je vous en propose un retour d’expérience. Trois points me semblent particulièrement saillants :

(1) La forme virtuelle a permis des avancées d’ordre démocratique :

• une meilleure égalité territoriale dans la participation ;
• un bon taux de participation (54% de votant·e·s) ;
• la possibilité de poser ses questions par écrit libère la parole des sociétaires ;
• l’Assemblée Connectée s’est tenue au milieu du processus de vote, celui-ci a donc pu être mieux éclairé par les débats.

(2) Elle a également permis des facilités organisationnelles :

• un abaissement significatif de ses coûts ;
• une logistique plus facile ;
• une réduction de son empreinte carbone.

(3) Elle occasionne des points de vigilance spécifiques :

• la forme écrite des questions est moins “déstabilisante” pour la gouvernance qui y répond, elle peut permettre d’éviter certains débats ;
• le lien sociétarial est moins fort que quand les gens se rencontrent pour de vrai (le verre de l’amitié à la fin d’une AG est un moment important de la vie d’une coopérative) ;
• la maîtrise technique de l’outil par l’équipe qui anime l’AG est un enjeu qui doit être bien adressé en amont de l’AG.

La virtualisation des AG est une tendance de fond : prendre un moment pour documenter quelques bonnes pratiques est utile pour le fonctionnement régulier de nos organisations et pour leur résilience en temps de crise.

Les résultats de l’Assemblée générale connectée

Quelques chiffres pour commencer. Nous avons donc convoqué 1061 sociétaires. 574 d’entre eux ont participé par le vote, soit 54 % de votants. 162 d’entre eux ont participé à notre Assemblée connectée (temps en visioconférence), soit 15%, assistant ainsi aux débats et posant leurs questions en ligne, à l’oral ou à l’écrit.

La forme et l’agenda de l’Assemblée générale

La virtualisation de l’AG nous a permis quelque chose d’inédit : mener les débats lors d’une “Assemblée connectée” en visio au milieu de la phase de vote. Cela a permis aux sociétaires de pouvoir voter après avoir discuté avec les dirigeants de la coopérative. Leur vote a ainsi été mieux informé.

Concrètement, nous avons commencé par ouvrir la phase de vote ; au milieu de celle-ci, nous avons tenu une “Assemblée connectée” par visioconférence qui a permi de débattre de tous les points soumis au vote ; le vote lui-même s’est clôt quelques jours plus tard.

Enfin, nous avons tenu l’Assemblée générale légale, laquelle n’a servi qu’au dépouillement des votes. Les sociétaires n’étaient pas invités à ce moment légal, conformément aux dispositions de l’article 4 de l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 et en conséquence de la situation sanitaire exceptionnelle du pays. Nous avons néanmoins associé le Conseil d’administration à ce moment légal de façon à ce que toute la procédure soit transparente et inclusive.

L’infrastructure technique

Sur le plan technique, la coopérative a souhaité tenir son AG intégralement sur des logiciels libres. Nous nous sommes donc appuyé sur LimeSurvey pour le vote en ligne et sur BigBlueButton pour la visioconférence (remerciements à Octopuce pour avoir mis à notre disposition son infrastructure).

L’animation

L’essentiel de la réussite de la phase de visioconférence de l’AG tient à son animation.

Afin de faire ne pas risquer une surcharge des serveurs lors de la visioconférence, voici les options que nous avons prises :

• seuls les personnes prenant la parole pouvait allumer leur webcam et leur micro. Toutes les personnes en écoute devaient avoir leur micro et webcam fermés ;
• la demande de prise de parole se faisait par le chat ;
• l’essentiel des questions nous ont été posées par le chat.

Voici les rôles endossés par notre équipe :

• une personne était chargée de distribuer la parole ;
• une personne était chargée de lire les questions du chat ;
• une personne était en charge de la prise de notes en temps réel ;
• une personne était en charge de fermer les micros des auditeurs ayant oublié de le faire pour éviter des pollutions sonores ;
• une personne était garante du temps.

Un verre virtuel

Les participant·e·s ont été, une fois l’Assemblée achevée, réparti·e·s dans plusieurs salles plus petites pour “prendre un pot” virtuel. Cela a très bien marché car dans chacune de ces “petites salles”, nous avons pu ouvrir les webcams. Cela a permis de finir sur une note conviviale qui a été très appréciée !

Les points de vigilance

Bien sûr, une AG virtuelle présente aussi des désavantages par rapport à une AG présentielle. Parmi ceux-ci :

• une relation humaine moins forte car tout ne passe pas par la seule webcam !
• moins de rencontres entre les sociétaires et entre l’équipe salariée et les sociétaires ;
• une relation moins forte entre la gouvernance de la coopérative et les sociétaires pendant l’AG elle même, qui se traduit par des débats moindres. Les sociétaires ont posé leurs questions par chat mais ils ne revenaient pas à la charge si nos réponses ne les convainquaient pas (à moins que nous n’ayons été véritablement très convaincants 😉 ).

Les retours que nous avons eu sur l’ensemble de ce processus ont été bons. Sur les plans de la vie coopérative, de la démocratie des décisions, de la facilité organisationnelle, cette AG virtuelle nous a semblé un moment intéressant malgré le contexte de crise dans lequel il s’est tenu. Bien sûr, rien ne saurait remplacer les Assemblées générales en présentiel et nous avons hâte d’être à l’année prochaine pour retrouver les sociétaires de la coopérative “en chair et en os”. Toutefois, l’AG que nous venons de vivre me laisse penser que des Assemblées virtuelles peuvent sans doute utilement compléter les Assemblées générales. Et qu’elles sont, en temps de crise, un bon outil de résilience de nos organisations.